Nell’ambito della gestione di risorse pubbliche, le spese economali rappresentano una deroga o eccezione rispetto alla programmazione degli acquisti e sono, in linea di massima, dirette a fronteggiare esigenze impreviste, onde assicurare il corretto funzionamento della struttura amministrativa senza interruzioni o ritardi. Per tali finalità sono quindi posti a disposizione dell’economo dei fondi, necessariamente limitati, per provvedere, in conformità alle richieste dei diversi uffici, ad acquisti di beni di modesto valore che comportano urgenza di liquidazione, atteso che, in casi del genere, il ricorso all’ordinario procedimento di spesa (artt. 182 e ss. del d.lgs 18 agosto 2000, n. 267 cd. “T.U.E.L.”), costituirebbe un impedimento o un ostacolo al buon andamento, in termini di efficienza, efficacia e speditezza dell’azione amministrativa.

La caratteristica della non programmabilità e dell’imprevedibilità deve perciò contraddistinguere le spese effettuate per il tramite del fondo economale, per la cui gestione gli enti locali sono tenuti ad adottare un apposito regolamento (art. 153, c.7, T.U.E.L.) recante la disciplina delle spese effettuabili tramite il fondo con la previsione: di un limite di utilizzo dello stesso, delle modalità di stanziamento e di eventuale reintegro del fondo, dell’importo massimo del singolo esborso effettuabile e della tipologia delle spese sostenibili in ragione della loro urgenza ed inerenza alle finalità istituzionali dell’ente.
Da tali premesse discende che l’economo è personalmente responsabile delle somme ricevute in anticipazione e del loro corretto impiego, essendo tenuto a dimostrare nel conto giudiziale la regolarità dei pagamenti eseguiti, in stretta correlazione agli scopi per i quali sono state disposte le anticipazioni. In particolare, l’economo è assoggettato alla responsabilità di cui all’art. 194 del “Regolamento per l’amministrazione del patrimonio e per la contabilità generale dello Stato”, approvato con R.D. n. 827/1924, per maneggio di denaro pubblico e, per procedere all’effettuazione delle spese, egli deve prima verificarne l’ammissibilità riscontrando la loro conformità alle previsioni di legge e regolamentari. Inoltre, ai sensi della disposizione dianzi citata e dell’art. 93 del T.U.E.L., gli agenti contabili, per essere discaricati, devono fornire la prova che le mancanze o la diminuzione del denaro siano avvenuti per causa di forza maggiore o per fatti ad essi non imputabili, e non per propria negligenza. In ogni caso, non vi può essere discarico (ovvero esenzione da responsabilità) quando gli agenti contabili abbiano usato irregolarità o trascuratezza nella tenuta delle scritture corrispondenti e nelle spedizioni o nel ricevimento del denaro e delle cose mobili (art. 194, comma 2, Regolamento contabilità).

Le disposizioni in questione attribuiscono, dunque, all’agente contabile l’onere di provare di avere esattamente adempiuto ai propri doveri nella gestione del denaro pubblico, secondo l’ordinario riparto dell’onere della prova, che attribuisce al soggetto che eccepisce di essere esente da responsabilità, cioè di avere correttamente adempiuto ai propri obblighi, di provare l’avvenuto loro esatto adempimento (ex plurimis, Corte conti, Sez. III di appello n. 96/2019 e Sez. appello Sicilia n. 154/2012).

Sulla base di tali premesse, la Corte dei conti, Sez. Giurisdizionale d’Appello per la Regione siciliana, con la sentenza n. 51/A/2023, ha confermato la condanna di primo grado nei confronti dell’Economo di un Comune, risultando palese la violazione delle disposizioni del regolamento economale sia per la carenza della documentazione giustificativa delle spese (da allegare obbligatoriamente al conto giudiziale) sia con riguardo alla natura degli esborsi eseguiti.